Entender a maneira correta de gerenciar a folha de pagamento da sua empresa vai lhe poupar muito estresse e dinheiro, afinal de contas, estamos falando de uma das etapas mais importantes de gerenciamento do negócio, os colaboradores.
Por isso, neste post, vamos abordar todos os detalhes e passos necessários para que consiga gerenciar corretamente esses dados e valores.
Vamos lá?
O que é e, por que gerenciar a folha de pagamento?
A primeira coisa que você precisa saber antes de gerenciar a folha de pagamento do seu time é entender o que isso significa.
A folha de pagamento é uma atividade ligada a administração dos salários e outros benefícios oferecidos pelo seu negócio aos seus colaboradores.
Por isso, é uma área fundamental da empresa e que afeta de forma direta a gestão financeira do negócio.
Assim, baseado no tempo de trabalho do seu funcionário, você consegue determinar descontos de impostos e contribuições que devem ser pagos para cada pessoa do seu time.
Em alguns negócios, gerenciar a folha de pagamento é crucial, já que ela pode ser a maior despesa da empresa e, quando feita de forma errada, pode levar o empreendimento à falência.
Passo a passo de como gerenciar a folha de pagamento
Agora que entendemos o conceito e a importância de gerenciar a folha de pagamento, vamos compreender como planejá-la.
1 – Determine quais são os cargos e os salários da empresa:
A primeira coisa para gerenciar a folha de pagamento é determinar quais serão os cargos e os salários que a empresa vai ter.
Inclusive, aqui deve estar bem claro quais serão os benefícios e as gratificações de cada cargo para verificar os possíveis extras que a empresa pode arcar.
Assim, entendendo como funciona cada cargo e quais são os salários, a empresa consegue entender quais são os setores que demandam mais verba e se faz jus ao negócio.
Para definir os cargos e salários, leve em consideração os seguintes políticas:
- Valores e necessidades da empresa;
- Remuneração;
- Benefícios;
- Licenças;
- Frequência e carga horária, etc.
Separar todos esses dados é essencial para não haver surpresas na hora do pagamento, seja devido ao FGTS, benefícios e outros motivos.
2 – Compliance Legal:
Mantenha-se atualizado com as regulamentações trabalhistas locais e nacionais.
Certifique-se de que todas as obrigações fiscais e previdenciárias estejam em conformidade, evitando problemas legais e garantindo uma operação transparente.
É importante nesta etapa a ajuda do seu contador, pois, ele saberá corretamente todas às regras sobre a folha de pagamento, levando em consideração todos os dados de cada cargo, além dos encargos.
3 – Registro Preciso de Horas Trabalhadas:
Implemente do uso ou não de sistemas de registro de ponto, controle de forma eficiente a jornada de trabalho dos seus funcionários para garantir o pagamento adequado das horas trabalhadas.
Por fim, ao realizar a conta, você terá o salário líquido do funcionário, que deve ser depositado na conta ou utilizando o meio de pagamento que mais se adequar ao seu negócio.
4 – Benefícios e Deduções Transparentes:
Comunique de forma clara e transparente os benefícios oferecidos aos funcionários, assim como as deduções aplicadas na folha de pagamento. Isso promove a compreensão por parte dos colaboradores e evita possíveis mal-entendidos.
5 – Capacitação da Equipe Responsável:
Invista na capacitação da equipe responsável pelo setor de recursos humanos e folha de pagamento.
Mantenha-os atualizados sobre as práticas mais recentes, garantindo que possuam as habilidades necessárias para lidar com complexidades do processo..
A ideia é que assim o processo para gerir a folha de pagamento seja mais seguro e efetivo, minimizando o tempo de trabalho e possíveis erros.
6 – Avaliação Periódica de Custos:
Realize análises regulares dos custos relacionados à folha de pagamento. Isso permite identificar oportunidades de redução de despesas, melhorando a eficiência financeira da empresa sem comprometer a satisfação dos colaboradores.
7 – Mantenha os dados atualizados:
É muito importante que a sua folha de pagamento mantenha sempre os dados atualizados, seja sob encargos, aumento de salários, benefícios e afins, pois, elas tendem a sofrer alterações com frequência.
Ficar de olho nas atualizações evitará que a sua empresa sofra qualquer tipo de problema e pague multas futuras devido a pendências.
Agora que você compreendeu qual é o passo a passo necessário para gerir a folha de pagamento do seu negócio, crie um checklist com todas essas dicas para que siga à risca cada um dos passos e não tenha problemas no futuro.
Por fim, espero que esse conteúdo tenha sido útil para você e que a partir de agora compreenda a importância de ter uma folha de pagamento organizada.
Precisa de ajuda? A Faez possui um equipe específica para cuidar e gerenciar sua folha de pagamento, entre em contato conosco para que possamos te ajudar cuidando da burocracia enquanto você foca no sucesso do negócio.
