Se você é um empreendedor que busca manter o seu negócio sempre dentro das regras legislativas e não ter qualquer problema com Receita Federal e outros órgãos, conhecer o que é compliance e como aplicá-la na sua empresa é fundamental.
Neste post, vou te mostrar tudo o que precisa saber sobre o assunto, sua importância e porque aderir a esse tipo de serviço para manter a sua empresa longe de qualquer problema que pode atrasar o seu crescimento.
Vamos lá?
O que é compliance empresarial e para que ela serve?
Compliance é um conceito em inglês que significa “estar sempre de acordo com as regras”. Trazendo para o setor empresarial, o termo se refere ao tipo de conduta que a empresa tem diante de toda a legislação e outros órgãos regulatórios do Brasil.
Assim, quando uma empresa está dentro da compliance empresarial, ela está em conformidade com as normas e leis aplicadas ao negócio. Essa é uma estratégia que deve ser aplicada em qualquer negócio, seja ele pequeno, médio, grande ou mesmo autônomo.
Não é de hoje que sabemos que se manter dentro das regras fiscais no Brasil não é nem um pouco fácil, afinal, estamos falando de um dos sistemas mais complexos do mundo.
Quais são os tipos de Compliance que existem?
Apesar de o nosso foco neste conteúdo seja o compliance empresarial, existem diversos outros tipos, como:
Compliance Fiscal: Cuida de todas as obrigações fiscais de um negócio. É fundamental que um profissional capacitado execute essa parte burocrática, pois erros podem levar a empresa a ter problemas com a Receita Federal.
Compliance Trabalhista: Também importante para as empresas, esse tipo de compliance opera visando os registros dos colaboradores de acordo com as gretas do CLT, buscando sempre oferecer todos os direitos definidos por lei.
Compliance Empresarial: Envolve todas as regras e diretrizes ligadas à transparência da empresa, conformidade com a lei e o cuidado no ambiente de trabalho. Esse tipo cuida diretamente da imagem que a empresa quer mostrar para o mundo sobre si.
Compliance de TI: Aqui o foco é manter a empresa sempre de acordo com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Além disso, aqui envolve ações ligadas à segurança do usuário, proteção de dados e o setor de tecnologia da empresa.
Compliance Ambiental: Visa integrar questões sociais e do meio ambiente a organização, visando uma atuação mais responsável e sustentável.
Compliance na Saúde: Focado somente em empresas da saúde como clínicas, farmácias e consultórios. O cuidado aqui é voltado para as condutas éticas, gestão de risco a saúde e a determinação de preços dos produtos e serviços.
Compliance Financeiro: O cuidado aqui é voltado a prejuízos financeiros gerados por desvios e fraudes na organização. O objetivo é atuar e evitar essas situações, garantindo sempre a transparência aos empresários e sócios.
Como implementar o compliance na empresa?
Agora que sabemos o que é o compliance e seus benefícios, vamos ver como aplicar no seu negócio:
1 – Crie um departamento próprio na empresa:
A primeira coisa que você precisa fazer para aplicar o compliance na empresa é separando um departamento dedicado a essas tarefas.
É esse setor que vai ficar responsável por manter a empresa atualizada em todas as leis atuais, assim como elaborar as políticas que forneçam clareza ao negócio.
2 – Faça uma análise de risco na empresa:
Durante essa etapa, você precisa avaliar quais são os riscos que a empresa está se expondo neste momento.
Portanto, é essencial analisar quais foram os desvios de condutas que aconteceram por parte dos colaboradores da empresa, assim como a relação da empresa frente ao mercado e outros órgãos.
É somente a partir desta análise que você vai conseguir definir as principais regras que irão ser criadas e, claro, para que elas sejam coerentes e de acordo.
3 – Defina um plano de ação:
Depois de você conseguir verificar quais são os potenciais riscos pelos quais a empresa está passando, chegou o momento de criar estratégias para lidar com os desvios de conduta.
Para que o programa de compliance funcione para todos da equipe, o seu planejamento precisa ser bem detalhado.
Entre os passos necessários envolvem definir quem serão os responsáveis por realizar as mudanças nos departamentos. Além disso, é preciso definir corretamente os prazos, levando em consideração os resultados esperados.
4 – Crie um código de conduta na empresa:
É chegado o momento de o departamento colocar a mão na massa e desenvolver tantos os procedimentos quanto às políticas que a empresa precisa cumprir.
Essas políticas devem ser claras, fáceis de serem compreendidas por todos e diretas, para que não fique nada entrelinhas.
Um documento que não pode faltar, sem dúvida, é o código de conduta da empresa. Nele deve ser inserido:
- Declaração de missão da empresa;
- Quais são os valores da empresa;
- Ensinar como lidar com os conflitos da empresa;
- Comportamentos considerados éticos e antiéticos.
5 – Determine qual será um sistema de fiscalização:
Por ser uma empresa que está se autogerenciando, é fundamental criar formas de fiscalizar se todo mundo está cumprindo as regras, assim como as leis e normas.
Uma das maneiras de fazer isso é utilizar a tecnologia a seu favor, principalmente para manter o planejamento compliance e verificar os possíveis riscos na empresa, como fraudes e outros tipos de situações que podem prejudicar a imagem da empresa e as finanças.
Outra ideia é criar canais de comunicação para fornecedores, clientes e também os colaboradores que podem fazer denúncias.
A partir do momento em que as denúncias começam a chegar, seu time responsável pelo programa precisa começar a fazer as análises e identificar cada caso.
6 – Fique de olho nas mudanças tributárias:
É fundamental que você mantenha sempre em dia a empresa frente às leis e mudanças tributárias, assim como na legislação.
É essencial, que a empresa fique de olho no âmbito tributário, que está constantemente mudando, principalmente se o seu negócio tiver em mais de um estado.
Sempre que possível, verifique quais são essas mudanças, como elas afetam o seu negócio e, a partir de então, adequar o planejamento de toda a empresa.
7 – Comece a automatizar algumas tarefas:
O setor da compliance precisa automatizar algumas situações, pois, ele foi criado também para agilizar algumas operações que são repetitivas.
Neste caso, sua equipe precisa entender quais são essas operações e como automatizar. O foco é não precisar o tempo todo do empreendedor gerindo ou orientando a equipe.
Feito isso, a empresa poderá manter o ciclo de sempre se manter atento às atualizações, tanto da organização quanto das leis, para estar sempre alinhado e em conformidade.
8 – Não esqueça de monitorar o funcionamento do Compliance:
Por fim, é muito importante que o programa mantenha sempre funcionando e gere os resultados esperados, monitorando constantemente cada detalhe.
É importante não esquecer que o compliance é contínuo e não pode se desfazer. O ideal é fazer parte de novos testes, assegurando que a empresa e os colaboradores estejam comprometidos com a transparência e ética.
Através deste conteúdo ficou claro a importância da aplicação da Compliance no seu negócio para que ele se mantenha sempre dentro das normas e leis. Assim, ele evita fraudes e mantém o ambiente de trabalho seguro, saudável e produtivo.
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